Cloud e Produtividade

Google Calendar, Aumente a Produtividade

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O Google Calendar é uma ferramenta muito útil no quotidiano pessoal e profissional. Neste artigo, conheça 10 dicas importantes para aumentar a sua produtividade com o Google Calendar!

1. Usar teclas de atalho  

Encontra uma lista completa de teclas de atalho neste link http://bit.ly/teclascalendar

Usar as teclas de atalho vai tornar a sua tarefa mais rápida e eficiente!

2. Adicione um fuso horário diferente

Sabia que que o Google Calendar pode exibir mais que um fuso horário?

Para ativar esta funcionalidade vá ao menu Settings. Agora, no guia General consegue ver o seu fuso horário atual.  Clique em Show an additional time zone e, em seguida, marque a caixa Display all time zones.

Adicione em um novo fuso horário, deslocando-se para baixo, selecionando o que pretende e salve.

Desta forma, poderá ver diferentes fusos horários em seu “dia” e “semana”.

Fuso horário Google Calendar

3. Adicionar Feriados Nacionais

O Google Calendar pode mostrar vários feriados nacionais.

Para ativar, vá ao menu Settings, clique na aba Calendars e depois em Browse Interesting Calendars

Agora pode visualizar e assinalar vários calendários.

Feriados Google Calendar

4. Mude e personalize a forma de visualizar o seu calendário

No canto superior direito da página do calendário encontra as opções de exibição padrão: dia, semana, mês e agenda, mas pode personalizar outra guia.

O padrão é definido como “quatro dias”, mas há outras opções. Para vê-los vá ao menu Settings e role para baixo até ver menu Custom view. Tem as opções para ver 2, 3, 4, 5, 6 ou 7 dias, ou 2, 3 ou 4 semanas.

Aliás, se só usa o Google Calendar para o trabalho, você pode impedi-lo de exibir fins-de-semana. Esta opção pode ser encontrada um pouco mais acima no menu de general settings, onde se lê Show weekend, com a opção sim ou não.

Visão do Google Calendar

 5. Adicionar tarefas no calendário

Qaundo as Tarefas do Gmail não aparecem no seu calendário por defeito, o serviço é simples de ativar. No lado esquerdo do seu calendário principal, clique no menu My calendars e selecione Tasks. As tarefas serão exibidas no calendário.

Tasks Google Calendar

6. Partilhe o seu calendário

Pode partilhar o seu Calendário Google com qualquer pessoa via email.

Para iniciar a partilha vá ao menu Settings, clique na aba Calendars e depois procure por Share this calendar no lado direito da página. Clique, adicione um endereço de email e, em seguida, selecione a opção de acesso preferencial.

Também pode dar a alguém a capacidade de fazer alterações e gerir a partilha, fazer mudanças para eventos, ver todos os detalhes do evento, ou “só ver as tarefas livres/ocupadas” com detalhes de eventos retido – uma ferramenta de privacidade muito útil.

Partilha Google Calendar

7. Receba a sua agenda diária no seu email

Pode configurar o Google Calendar de forma a receber no seu email a sua agenda diária.

Para tirar proveito desta ferramenta útil vá ao menu Settings, clique na aba Calendars e clique no link  Notifications que deve aparecer mais ou menos a  meio da página.

Isto permitirá a gestão das suas notificações. Clique na opção Daily agenda para receber um email com a sua agenda todos os dias às 5 da manhã no seu fuso horário atual.

Calendário no email

8. Função Quick Add

A opção Quick Add é uma ótima maneira de criar rapidamente eventos.

Esta sofisticada ferramenta funciona melhor se usar o princípio de “o que, com quem, onde e quando.” Por exemplo: reunião com André, no Hotel INN, na terça-feira 14:15.

Se preferir ter um evento de dia inteiro, basta não introduzir um horário, ficando apenas a data.

Pode usar o email de alguém que queira convidar para o seu evento. Por exemplo: Reunião com [email protected], em 1/25, às 10 horas. O Google Calendar convida essa pessoa.

Quick Add Google Calendar

9. Função Search do Calendário

Pode pressionar a tecla “/” para uma pesquisa rápida, mas se quiser ver uma lista de eventos por local de encontro, por participantes ou tipo de evento, há uma forma mais avançada de pesquisa.

Basta selecionar Show search options ao lado da barra de pesquisa e aí pode afinar a sua pesquisa.

Também permite que pesquise um prazo específico em um determinado calendário.

Search Options

10. Exibir seu calendário offline

A aplicação Google Chrome dá-lhe acesso a uma versão de leitura do calendário, mesmo quando não tem acesso à Internet.

Google Calendar offline

Fonte: http://mashable.com/2012/01/25/google-calendar-tips/

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